Vår välfärd, säkerhet och i förlängningen vår demokrati, bygger på fungerande myndigheter. Vi ser allt fler exempel på att dessa fungerar dåligt. Bakom problemen ligger bristande ledarskap, svagt ansvarstagande och kvalitetsarbete som inte fångar upp och åtgärdar brister i tid. Det skriver den tidigare statliga tjänstemannen och experten på kvalitetssäkring, Eric Lindesjöö.
Nyligen riktade Riksrevisionen kritik mot Polismyndigheten för ”bristande intern styrning”. Men ingen ställer frågan varför. I stället fortsätter politikerna att bjuda över varandra i ett politiskt spel, snarare än att åtgärda problemen.
I våra storskaliga samhällen i dag har vi omfattande organisationer såsom myndigheter och storföretag. Inom den privata sektorn var Toyota tidigt ute under början av 1970-talet med ett kvalitetssäkringssystem: Toyota lean. De blev framgångsrika och tillverkar fortfarande fordon med hög funktionskvalitet. Myndigheterna följde efter med att skapa egna kvalitetssäkringssystem. Systemen fungerar dock mycket bristfälligt i alltför många fall och utvärderas även på ett bristfälligt sätt. Jag har egen erfarenhet av att utvärdera dessa system inom myndigheter både i Sverige och utomlands.
Jag föredrar att kalla systemen för ”kommunikationssystem”, vilka ska kommunicera och upptäckta brister i hela organisationen upp till högsta ledning för åtgärd. En lärande organisation som kontinuerligt identifierar brister, och åtgärdar dessa omgående. Systemen inom myndigheter kritiseras däremot som ”New public management” och beskrivs svepande som byråkratiska pålagor som stjäl arbetstid. Men systemen är ofta felaktigt utformade, vilket leder till en överbyråkratisering. Samtidigt är en sund byråkrati med kunniga tjänstemän en förutsättning för att en myndighets ska kunna sköta sin uppgift. Att systemen fungerar sämre i myndigheter än i företag har två huvudorsaker. De företag där systemen fungerar bäst är de där den högsta ledningen ger systemet högsta prioritet. Denna prioritering sker sällan inom en myndighet. Dessutom är konkurrensen mellan företag en stark drivkraft, vilket saknas för en myndighet. Det gör att ett kvalitetssäkringssystem är ännu viktigare för en myndighet än i ett privat företag.
Avskaffandet av tjänstemannaansvaret 1974 var helt felaktigt och det måste återinföras.
Grundorsaken till den bristande myndighetsstyrningen hos våra myndigheter ligger i den bristande förståelsen för ett fungerande kvalitetssäkringssystem, samt ett bristande ledarskap hos alltför många chefer. Cheferna som tillsätts förväntas sköta sitt jobb och de har ofta en bristande kunskap om kvalitetssäkringssystemet. Systemet används i stället av dem som ett system som ersätter ett personligt ledarskap. Denna syn är helt felaktig då detta system ska vara en hjälp till ett ledarskap som syftar till en kontinuerlig kvalitetsutveckling. Det personliga ledarskapet ska vara prioriterat gentemot medarbetarna. Ett medarbetarsamtal om året duger inte.
Cheferna ser i allt för många fall i stället till att bevaka sina egna intressen och en vänskapskorruption utvecklas lätt bland dem för att behålla sin makt. När en chef högre upp i en organisation tillsätts söker man ofta en person som förväntas vara lojal mot den befintliga maktstrukturen, i stället för att chefen ska arbeta med sakfrågor som kan kräva en förändring i organisationen. Medarbetarna ska stöttas i att visa på brister i en organisation utan att riskera att såga av den gren man sitter på. Vi kan inte förlita oss på modiga visselblåsare.
Vi måste se till att ett ledarskap inte får stagnera. Viktiga chefspositioner måste därför utlysas regelbundet, där en chef på nytt kan söka sin tjänst i konkurrens med andra sökanden. Samtidigt är en myndighet helt beroende av kompetenta och välutbildade tjänstemän som har ett stort ansvar. Med utförandeansvar måste även ett personligt ansvar följa. Avskaffandet av tjänstemannaansvaret 1974 var helt felaktigt och det måste återinföras.
Regeringens ansvar, oavsett partipolitisk hemvist, är att ministrarna försäkrar sig om att deras myndigheter skapar en lärande organisation som kontinuerligt identifierar brister och omgående åtgärdar dem – en förutsättning i vårt samhälle som ständigt förändras. Ministrarna måste därmed hålla en kontinuerlig dialog med sina myndighetschefer och vara inlyssnande på förändringsbehov. Ministrarna kan inte förvänta sig att myndighetscheferna gör jobbet helt på egen hand utan deras kontinuerliga insyn och att de reagerar först om en grävande journalist finner brister i en myndighetsutövning. Det är myndighetens eget ansvar att upptäcka brister.
Konsekvensen av dessa brister har sitt ursprung i hur vi människor interagerar i grupp. Vårt intellekt har sannolikt förändrats lite sedan den tid vi var jägare och samlare för cirka 10 000 år sedan. Vi levde i små grupper på ett 30-tal individer. Vårt behov av mat och att vara utsatta för hot var omedelbara. Gruppen var helt beroende av samarbete och en stark ledare. Om ledaren brast i sin uppgift blev denne sannolikt ersatt omgående. Det sker inte i dag. Redan då hade vi en demokrati med direkt kommunikation med varandra.
Vi måste inse våra biologiska begränsningar som gör att vi enbart litar till kommunikation inom en liten krets. Vi måste lära oss att bättre hantera dagens megasamhällen som ger oss fallgropar. Bland annat måste kommunikationen förbättras i våra myndigheter så som beskrivits ovan. Fler exempel på fallgropar är vårt tidigare samlarbehov som nu tycks ha gått överstyr till en osund och okontrollerad girighet hos en ekonomisk elit, koncentrerad till ett fåtal personer.
Samhällets överskott återförs inte i tillräcklig omfattning till våra välfärdsmyndigheter. Tidigare hade vi heller inget behov av att se faror på lång sikt. I dag är de synliga hoten för de flesta fortfarande av kortsiktig karaktär som plånboksfrågor. Få kan nu värdera eller prioritera hot på längre sikt, såsom klimathot. Det gäller inte minst våra politiker som i alltför många fall inte vill planera för långsiktighet utan hellre ser kortsiktigt till sin politiska makt.
Eric Lindesjöö
Pensionerad miljöforskare och statlig tjänsteman inom kvalitetssäkring
