Effektivitetsexperten: Så blir du mer effektiv på jobbet
Det är viktigare att göra rätt saker än att göra saker rätt, menar effektivitetskonsulten Maria Breiholtz Söderström.


Många är vi som önskar att dygnet hade fler timmar. Ineffektivitet på jobbet spiller ofta över på hemfriden, då vi kan känna oss nödgade att jobba hemma för att komma i kapp. Maria Breiholtz Söderström, effektivitetskonsult och grundare av företaget TimeFinder, menar att vi med effektiv planering kan frigöra upp till tio timmar per vecka. På en månad blir det en hel arbetsvecka extra.

– Det viktigaste av allt är att planera sin tid och skapa förutsättningar för att kunna sitta fokuserat med en sak i taget. Utöver inplanerade möten, så är många människor väldigt händelsestyrda. Att inte planera sin arbetsdag blir ofta en indirekt tidstjuv. Istället för att ta tag i det som vi verkligen borde göra, hamnar vi lätt i det som dyker upp framför ögonen, säger Maria.

Det gäller att vara tydlig i kalendern med vad du ska göra och när du ska göra det, säger hon. Kalendern bör fungera som ett flexibelt verktyg, där det går lätt att flytta runt bokningar om det kommer annat som är viktigare emellan.

Så lite som ett promenadmöte i veckan gör skillnad

Det är också viktigt att ge sig själv och sin hjärna så bra förutsättningar som möjligt för att kunna fokusera på en uppgift, menar Maria.

– Vi blir så lätt distraherade. Lägg bort telefonen och stäng ner mejlen när du ska göra något som kräver fokus och koncentration. Behöver du läsa information på nätet kan du kopiera över texten i ett Worddokument eller liknande, för att slippa allt som blinkar och poppar upp runt omkring texten.

Med sitt brinnande intresse för personlig utveckling, effektivitet och en önskan om att kunna leva livet mer här och nu, startade Maria Breiholtz Söderström företaget TimeFinder. (Foto: Ingemar Lindewall)

Med ett brinnande intresse för personlig utveckling, effektivitet och en önskan om att kunna leva livet mer här och nu, startade Maria Breiholtz Söderström 2008 företaget TimeFinder. Företagets fokus ligger vid hållbar effektivitet. ”Det handlar inte om att springa fortare och jobba mer, utan att stanna upp och prioritera det som är viktigast”, säger Maria. (Foto: Ingemar Lindewall)

Ett annat bra tips är att gruppera liknande arbetsuppgifter för att undvika onödiga ställtider. Det kan till exempel vara att ringa samtal eller gå igenom e-post. Maria betonar även vikten av att göra det viktigaste och det som kräver mest koncentration tidigt på dagen.

– Den delen av hjärnan som vi använder för att tänka ut saker, planera eller fatta beslut har begränsat med energi. Den klarar inte att vara på topp en hel dag. Därför är det bättre att göra det viktigaste först. Senare på dagen kan man göra mer rutinartade uppgifter som inte kräver lika mycket hjärnkapacitet.

Maria kör ”bootcamps” i effektivitet och tidskontroll för både chefer och medarbetare och fungerar som en personlig tränare i effektivitet. Såväl situationer och människor är unika och kan behöva personlig anpassning.

Lätt att gå in i tidshets och bli utbränd

Stress och utbrändhet är en av vår tids största folksjukdomar. Dagens digitaliserade samhälle är tänkt att förenkla vår vardag, men istället för tusentals papper ska vi nu hålla reda på tusentals mejl. Vi förutsätts vara tillgängliga på ett helt annat sätt idag, med smarta telefoner och möjligheten att läsa e-post vart man än går.

– Först och främst ska man se till att skaffa sig struktur genom planering och prioritering. Sedan kan man med enkla medel hjälpa både kroppen och hjärnan att minska negativa stresspåslag.

Maria framhåller vikten av att röra på sig. Det är bra för både kroppen och hjärnan. Pulshöjande aktiviteter ger bästa effekt för att reducera stress, säger hon.

– Dock bör du anpassa takten utifrån din stressnivå. För en jättestressad person kan en promenad eller lugn joggingtur vara bättre än att springa långt och snabbt, eftersom du kan riskera att stressa kroppen ännu mer.

Hon tipsar även om medveten närvaro, så kallad mindfulness, och medveten andning för att förebygga och motverka stress. Det ökar även vår förmåga att fokusera och vara effektiva, berättar hon.

– Att andas långsamt och djupt har en direkt lugnande effekt på både kroppen och hjärnan och gör att du tänker klarare.

Stanna upp och andas en stund när du ska växla mellan uppgifter. Det stärker ditt fokus och gör dig mindre reaktiv.

Stanna upp och andas en stund när du ska växla mellan uppgifter. Det stärker ditt fokus och gör dig mindre reaktiv.

Marias andningsövning mot stress:

Blunda och ta ett djupt andetag. Bestäm dig för att under några minuter följa ett andetag i taget med din uppmärksamhet. Bli medveten om hur det känns när du andas in och när du andas ut. Följ andetaget hela vägen in och hela vägen ut. Om tankarna glider iväg, är det bara att notera det och gå tillbaka till att fokusera uppmärksamheten på själva andetaget.

– Försök att göra den här övningen ett par gånger om dagen. Börja med några minuter per gång, så kan du förlänga tiden efter hand, tipsar hon.

De vanligaste tidstjuvarna på jobbet och några tips för effektivisering

– Det är oftast e-posthanteringen som toppar listan över tidstjuvar på jobbet. Mitt råd är att verkligen fundera över hur många gånger du behöver hantera dina mejl varje dag för att sköta ditt jobb på ett bra sätt. Många av oss agerar som om vi satt på en larmcentral när det gäller att svara på mejl och i telefon, men det är sällan nödvändigt, säger Maria.

10 tecken på att du är kreativ

     Tre tips för effektivare hantering av e-post:

  1. Bestäm hur många gånger du ska hantera mejlen för att kunna sköta ditt jobb på ett bra sätt. Det kanske räcker med två till tre tillfällen per dag.
  2. Släng direkt alla mejl som inte kräver någon åtgärd eller behöver sparas.
  3. Sätt hanteringsregler i ditt e-postprogram på nyhetsbrev och annat som du inte måste läsa direkt när det kommer i inkorgen.

Att sitta i för många och för långa möten på jobbet är en annan vanlig tidstjuv. Det kan vara riktigt stressande att sitta låst i ett ineffektivt möte, särskilt eftersom vi vet att vi fortfarande förväntas leverera det vi åtagit oss. Maria har många knep och smarta råd för att effektivisera möten, och håller både hel- och halvdagsutbildningar i ämnet. Här delar hon med sig av några punkter:

     Tre tips för effektivare arbetsmöten:

  1. Ha en tydlig mötesagenda och ett tydligt syfte med mötet.
  2. Sätt ett tydligt mål. Vad ska ni ha uppnått när mötet är slut?
  3. Ta ansvar för att du kommer i tid och väl förberedd, både som mötesledare och mötesdeltagare.

Maria påpekar att öppna kontorslandskap kan vara en utmaning, då det är lätt att bli distraherad och därav stressad. Vi omges av kollegors diskussioner, telefonsamtal, sms-ljud och e-postnotiser. Forskning visar att störande ljud har en betydligt negativ påverkan på vår produktivitet, och kan sänka den med upp till 66 procent.

     Tre tips för att slippa bli störd eller distraherad:

  1. Har du eget kontor, stäng dörren under vissa tider. Sätt upp en lapp som meddelar att du är upptagen.
  2. Stäng av notiser från e-postprogram och telefon. Sätt telefonen på ljudlöst.
  3. Sitter du i öppet kontorslandskap kan du be din arbetsgivare att investera i brusreducerande hörlurar. Sätt om möjligt upp en skärm för att slippa bli distraherad av andra som går förbi.

Starta 2017 med utmaningen ”Ordning hemma på 30 dagar”